HR Tips & Tricks: Telemunca si pandemia coronavirus – cum va adaptati la work-from-home si cum evitati provocarile acesteia pentru compania dvs.

La nivel global, companiile au implementat si au in plan aplicarea de noi masuri de siguranta a angajatilor, odata cu revenirea acestora in cadru organizat.
Vivien Untaru, General Manager al firmei de recrutare Von Consulting, agentie de recrutare romana din zona de IT, cu sedii in Romania, Germania si Statele Unite ale Americii, este de parere ca flexibilitatea si adaptabilitatea la noul normal ar trebui sa reprezinte elemente comune pentru operatorii din piata muncii, in perioada urmatoare, indiferent de sectorul de activitate.

Companiile din IT au planuri de prezenta redusa la birou

Pana la declansarea pandemiei Covid-19, multe companii erau reticente sa le permita angajatilor sa lucreze de acasa. In prezent, accentueaza Vivien Untaru, comentand cu privire la companiile din portofoliul agentiei pe care o reprezinta, peste jumatate dintre acestea sunt dispuse sa introduca work-from-home pe o durata mai mare de timp dupa data de 15 mai. “Avem clienti care si-au propus o prezenta de 25% la birou, iar altii care au anuntat work-from-home pe o perioada cuprinsa intre 3 si 6 luni”, spune reprezentantul agentiei VON Consulting.
Pe termen scurt, data fiind situatia din starea de urgenta, in decursul careia pentru multe firme din sectorul IT productivitatea a inregistrat o crestere destul de mare prin work-from-home, este posibil ca multe companii sa spere in continuarea acestei stari.

Cand alegem norma combinata birou-acasa

In randul angajatilor, exista pareri pro si contra referitoare la masurile de protectie luate de angajatori, de la purtarea mastilor in spatiile inchise pana la statutul acestei pandemii. Din postura angajatorului, cum ar fi indicat sa gestionezi astfel de situatii?
O solutie ar fi o flexibilitate mai mare vizavi de desfasurarea activitatii combinate birou-acasa, spune Vivien Untaru.
In orice colectiv, exista persoane in zona cu risc crescut in fata acestei boli, iar cine ar trebui sa lucreze de acasa sunt fie angajatii care nu vor sa respecte masurile luate, fie cei cu risc crescut, pentru ca pot fi infectati usor, in general, dar si in particular, din cauza unor colegi care aleg sa nu respecte masurile luate de societatea pentru care lucreaza. “Prin urmare, e o dilema pentru orice angajator, pentru ca oricare dintre cele doua optiuni ar reprezenta o discriminare. Alegem, asadar, sa implementam aceleasi masuri pentru toata lumea”, comenteaza general managerul VON Consulting.

Masuri de protectie pentru norma combinata birou-acasa

Munca de acasa trebuie asociata cu masurile legale impuse de starea de alerta in Romania pentru prezenta in fizic la birou, respectiv accesul si parasirea spatiilor de birouri dupa un set de proceduri, distantarea sociala in spatii open space, dezinfectarea echipamentelor de lucru si a spatiului de lucru, optional masurarea temperaturii la intrarea in birou. Pauza de masa ar trebui luata in intervale diferite, pentru a putea evita aglomerarea.

O alta problema de avut in vedere, spune specialistul HR, o reprezinta transportul angajatilor la birou si expunerea lor in mijloacele de transport in comun. Chiar daca, in postura de angajator, vei pune la dispozitie toate materialele necesare si vei asigura toate conditiile pentru o activitate lipsita de riscul unei contaminari, nimeni nu garanteaza ca simpla deplasare la birou nu va expune angajatii acestor riscuri, in special acolo unde nu se poate evita aglomerarea, adauga Vivien Untaru. Iata de ce intre cei cu 25-50% prezenta la birou ar putea fi cei care ajung la birou pe jos sau cu masina personala, fiind practic mai putin expusi astfel.

La fel de importanta este si limitarea fluxului de documente in fizic, prin schimbarea statutului de semnatura electronica certificata, astfel incat pe documentul odata printat, in special in perioada urmatoare, semnatura electronica sa poata avea acelasi efect ca si semnatura olografa.
“Indiferent de ponderea work-from-home sau prezenta in fizic la birou in norma unui angajat, siguranta la job ar trebui, deci, sa depaseasca statutul de procedura, adesea ignorata si sa intre in ADN-ul organizational. Fiecare angajat trebuie sa inteleaga ca lucreaza intr-o comunitate, iar infectarea cu Covid-19 poate sa nu aiba efecte tragice asupra lui, ci asupra celor din echipa cu care lucreaza”, adauga Untaru.

Recrutarea la distanta devine din ce in ce mai populara

Companiile trebuie sa fie mai deschise catre recrutarea online si instrumentele de recrutare online adaptate profilului lor, deoarece aceasta tendinta, accelerata de pandemia coronavirus, va continua sa creasca in viitorul apropiat, sfatuieste specialistul HR. De asemenea, candidatii ar trebui sa fie solicitati pentru interviuri la fata locului numai in etapele finale ale procesului, pentru a reduce expunerea atat a echipei, cat si a candidatilor.
Avantajul acestui proces de recrutare mutat mai mult online? Oferirea unei alternative viabile pentru candidati, care in ultima vreme au devenit putin mai deschisi la testare. Daca inainte de declararea starii de urgenta foarte putini candidati ajunsi la interviu continuau procesul daca era implicat si un test scris de tehnologie (in domeniul IT), in momentul de fata acestia sunt mai deschisi, mai constienti de faptul ca eventualul angajator are nevoie de mai multa certitudine in luarea deciziei si probabil au si mai mult timp, stand acasa, sustine Vivien Untaru.

Telemunca in Romania – avantaje si provocari

Sondajele realizate la nivel national de la declansarea pandemiei arata ca angajatii pun pret pe anumite avantaje ale telemuncii, precum productivitatea mai crescuta, eliminarea timpului pierdut cu deplasarea spre job, concentrarea mai mare cand lucrezi de acasa.
Dezavantajele pe care le invoca majoritatea angajatilor tin de comunicarea eficienta cu colegii, clientii, precum si o lipsa a claritatii privind sarcinile zilnice pe care le au de realizat.
“Departamentul HR sau un partener cu expertiza in domeniu pot inlesni aceste asperitati date de comunicarea la distanta si este de dorit sa asiste managementul companiei in trasarea unor proceduri specifice telemuncii si normelor combinate de lucru birou-acasa. Trebuie avute in vedere siguranta angajatilor, cat si instrumentele prin care echipele isi mentin productivitatea, eficienta, dar si tonusul pozitiv.”

Work-from-home – o solutie pe termen lung?

Oricat de mari sustinatori am fi ai digitalizarii, a activitatii desfasurate de acasa, munca in comunitate are avantajele ei. Partea de socializare, schimbul de idei, interactiunea imbunatatesc spiritul echipei si intretin creativitatea si chiar o competitie sanatoasa in cadrul acesteia.
“Consider ca work-from-home 100% este o solutie buna pe termen scurt si poate mediu, insa pe termen lung, nu este indicata. Exista multe studii care pun in evidenta o creativitate mai mare si o solutionare mai buna a problemelor atunci cand oamenii lucreaza in acelasi spatiu fizic. Cei care vor reusi sa asigure conditiile unui work-from-office de cel putin 25-50% in conditii de siguranta vor avea echipe mai motivate, implicate si o productivitate mai crescuta pe termen lung. In plus, pentru programele de mentorat cred ca nimic nu ar putea inlocui prezenta fizica a mentorului si posibilitatea de a interactiona si a pune intrebari in direct”, este de parere specialistul HR.

Despre VON Consulting

Agentia de recrutare IT VON Consulting activeaza pe piata din Romania din 2003. In prezent, VON Consulting are 3 birouri in Romania (Bucuresti, Brasov si Cluj), unul in SUA si este in proces de deschidere a unuia nou la Düsseldorf, Germania. VON Consulting are 150 de angajati si a lucrat cu clienti din UE si SUA, in principal in industria IT, telecomunicatii, retele si semiconductori, unii dintre ei Fortune 500.