Asociatiile de proprietari care opteaza pentru conducerea contabilitatii in partida simpla trebuie sa depuna la compartimentele specializate in sprijinirea si indrumarea asociatiilor de proprietari din cadrul consiliilor locale situatia soldurilor elementelor de activ si pasiv, intocmita potrivit prevederilor Ordinului ministrului economiei si finantelor nr. 1969/2007, iar asociatiile de proprietari care opteaza pentru conducerea contabilitatii in partida dubla vor depune bilant contabil, conform prevederilor legale.
Situatia soldurilor elementelor de activ si de pasiv este adesea o metoda prin care unii administratori de bloc, responsabili de gestiunea contabila, incearca sa fraudeze sistemul (furturi, omisiuni, nedistribuiri. etc). Se poate intampla, de asemenea, ca cel care se ocupa de gestiunea contabila a asociatiei de locatari sa omita din neatentie sau in necunostinta de cauza, anumite elemente, atragand astfel amenzi, care sunt suportate de Asociatia de proprietari.
In ce consta situatia soldurilor elementelor de activ si de pasiv?
Este un formular care trebuie completat cu elemente de activ, precum sold in casa, sold conturi la banca, sume neachitate de proprietarii din asociatie pentru lista de plata curenta…etc. si elemente de pasiv: sold fond de rulment, sold fond de reparatii, sold penalizari, cheltuieli administrative, facturi neachitate (utilitati, servicii)…etc.
Situatia contabila activ-pasiv trebuie sa fie echilibrata, adica datele mentionate sa corespunda si sa fie reale (sa existe dovezi – facturi, chitante, registre de casa si banca- care sa sustina informatiile mentionate).
Cum se poate evita fraudarea?
Pentru a elimina posibilitatile de fraudare din cadrul asociatiilor, activitatea contabila trebuie sa fie transparenta si accesibila tuturor locatarilor. Cea mai simpla si la indemana metoda de a asigura transparenta consta in contractarea unei firme de contabilitate ce utilizeaza un soft online de gestiune care poate fi accesat, oricand de presedinte, cenzori, administrator si de locatarii asociatiei. Datele vor fi confidentiale, accesul lor facandu-se cu ajutorul unui user si a unei parole.
Astfel, contabilul introduce in sistem toate documentele primare, situatia indecsilor contoarelor de apa calda si rece pentru fiecare apartament, calculeaza pierderile/plusurile rezultate in urma transmiterii apometrelor si a inregistrarii facturilor de la furnizori, distribuie restul cheltuielilor, constituie fondurile stabilite si genereaza apoi lista de plata.
Online se pot vedea toate aceste operatii, precum si toate platile facute de asociatia de proprietari catre furnizori, situatia fondurilor, situatia restantierilor, etc, asigurand astfel in orice moment transparenta totala asupra modului de lucru.
Daca doriti sa testati un astfel de soft de contabilitate, o puteti face accesand acest link http://login.contabilitate-asociatie-proprietari.ro/
User: presedinte
Parola: 1234
Multumim pe aceasta cale celor de la www.contabilitate-asociatie-proprietari.ro care au pus la dispozitie pentru Biz Wizz aceasta optiune.
Care sunt modalitatile de fraudare intr-o asociatie de proprietari?
Printre cele mai des intalnite metode de fraudare se numara:
– Retragerea banilor de catre administrator sau de catre altcineva din conducerea asociatiei din contul de banca sau din caserie si utilizarea lor in scop personal.
– Neachitarea facturilor catre furnizori si utilizarea banilor in scop personal, fapt care poate duce pana la oprirea utilitatilor.
– Se introduc cheltuieli nejustificate sau lucrari care sunt contractate la preturi exagerate.
– Distribuirea unor sume mai mari decat factura.
– Greseli matematice (de exemplu: introducerea gresita a unei sume totale).
– Comitetul hotaraste majorarea salariilor pentru personalul din administratie, fara a face publica aceasta decizie la avizierul asociatiei de proprietari, chiar daca legea cere acest lucru.
– Retinerea pe liste si incasarea banilor aferenti contributiilor salariale, urmata de nedeclararea acestora catre Administratia Fiscala si neplata acestor datorii catre stat, banii fiind utilizati in scop personal.
Care sunt sanctiunile si amenzile prevazute prin lege in caz de nereguli?
Conform Codului de procedura fiscala, pentru nedeclararea si nevirarea la stat a contributiilor sociale obligatorii, precum si pentru sustragerea de la plata impozitului pe profit, sanctiunile sunt urmatoarele:
“->Se sanctioneaza cu amenda contraventionala 4.000 lei la 6.000 lei daca obligatiile fiscal sustrase la plata sunt de pana la 50.000 lei inclusiv,
–>Se sanctioneaza cu amenda de la 12.000 lei la 14.000 lei, daca obligatiile fiscale sustrase la plata sunt cuprinse intre 50.000 lei si 100.000 lei inclusiv,
–>Se sanctioneaza cu amenda de la 25.000 lei la 27.000 lei, daca obligatiile fiscale sustrase la plata sunt mai mari de 100.000 lei, urmatoarele contraventii:
– neretinerea, potrivit legii, de catre platitorii obligatiilor fiscale, a sumelor reprezentand impozite si contributii cu retinere la sursa;
– retinerea si nevarsarea in totalitate, de catre platitorii obligatiilor fiscale, a sumelor reprezentand impozite si contributii cu retinere la sursa, daca nu sunt savarsite in astfel de conditii incat, potrivit legii, sa fie considerate infractiuni;
–>Se sanctioneaza cu amenda contraventionala de la 1.000 lei la 5.000 lei urmatoarele contraventii:
– nedepunerea la termenele prevazute de lege a declaratiilor de inregistrare fiscala sau de mentiuni;
– neindeplinirea la termen a obligatiilor de declarare prevazute de lege;”
Infractiuni
“Constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la un an la 6 ani retinerea si nevarsarea, cu intentie, in cel mult 30 de zile de la scadenta, a sumelor reprezentand impozite sau contributii cu retinere la sursa.”
Conform Codului Penal, pentru actiunile de furt si delapidare, in functie de prejudicial cauzat, se poate aplica fie doar o sanctiune administrativa (daca prejudiciul este de pana la 50.000 euro si este recuperat integral), fie se va aplica o pedeapsa cu amenda (in cazul in care prejudiciul este de pana la 100.000 euro si este recuperat integral), altfel se va deschide proces de judecata ce se poate finaliza prin pedeapsa cu inchisoarea.
Cum puteti preveni aceste situatii?
Toate aceste nereguli pot fi impiedicate sau rezolvate din timp daca locatarii au acces la situatia contabila si la facturile si chitantele asociatiei. Iar cea mai simpla si la indemana metoda de a asigura transparenta consta, asa cum spuneam mai devreme, in utilizarea unui soft online de gestiune, la care sa aiba acces toti locatarii si toate persoanele din comitetul asociatiei.
Unele metode de fraudare pot fi greu de depistat, mai ales daca locatarii nu au conostinte de contabilitate sau nu cunosc legile. De aceea, cel mai indicat ar fi sa apelati la o firma de contabilitate specializata in gestiunea situatiei financiare ale unei asociatii de proprietari.
Serviciile de contabilitate pentru asociatia de proprietari nu implica tarife mari si va feresc de fraude, pierderi si tensiuni in cadrul asociatiei. Va recomandam sa apelati la o firma de contabilitate care sa va ofere transparenta totala, printr-un avizier online (soft informatic specializat si licentiat) la care sa aveti acces in permanenta.